Hvordan opretter og redigerer jeg brugere i Netkey?

Oprettelse/ændring/sletning af medarbejdere og
rettigheder samt spærring af enheder *

Brugere

Tryk på knappen “Brugere” i kontrolpanelet for at administrere brugere:

• Se og søge i listen over dine brugere.
• Oprette en bruger.
• Masseredigere brugere (blokere og slette).
• Se og redigere brugerdetaljer, fx:
  o Se brugerens adgange (akutnøgler og/eller nøglebundter).
  o Tildele adgang til nøglebundt.
  o Se og redigere brugergruppetilknytning.
  o Tildele og fjerne roller fra en bruger.
  o Blokere eller fjerne en bruger.
  o Nulstil kodeordet for en bruger.

Brugerlisten

På siden ’Brugere’ finder du dette overblik og muligheder:

1. Søgefeltet giver mulighed for at søge på tværs af fx brugernavn, navne og telefonnummer.
2. Brugerlisten viser:
   1. Vælg række (øverst ”Vælg alle”)
   2. Samlet navn (fornavn + efternavn)
   3. Brugernavn
   4. Evt. Afdeling
   5. Telefon
   6. E-mail
   7. Handlingsknapper
3. Blokerede brugere vises med rød skrift og rækkebaggrundsfarve.
4. Tilgængelige filtre (yderligere beskrivelse i følgende afsnit).
5. Handlingsknapper til ”Brugerdetaljer” (1) eller genvejsknap til enkelthandlinger (2):
   
   a. Ved tryk på genvejsknappen (2) vises fx genvej til ”Blokér bruger”:
   
6. Opret ny bruger (yderligere beskrivelse i følgende afsnit).

Masseredigering af brugere

Når én eller flere brugere markeres er der muligt at masseredigere brugerne:

1. En eller flere brugere markeres i checkboksene.
2. Derved fremkommer knappen for masseredigeringsvalg.
3. Vælg at:
   a. Fravalg markeringen på valgte.
   b. Blokér den/de valgte.
   c. Slet den/de valgte.

Inden valg om blokering eller sletning gennemføres vises en advarselsdialog for at bekræfte valget:

Filtre

For at kunne fremsøge brugere baseret på forskellige kriterier er der tilføjet filtre i venstre side af brugerlisten:

1. Status: Når filteret ”Aktive brugere” aktiveres alene, fjernes alle blokerede brugere.
   Hvis ”Blokerede brugere” aktiveres alene, vises alle blokerede brugere. Ved at vælge
   begge filtre samtidig får man vist alle aktive OG blokerede brugere (dvs. alle
   brugere).
2. Brugergruppe: Når der filtreres på baggrund af brugergruppe, er det muligt at få et
   overblik over hvilke brugere der er tilknyttet hvilken brugergruppe – og med filteret
   ”—INGEN – ” kan du også fremsøge brugere som ikke har nogen
   brugergruppetilknytning.
3. Afdeling: Hvis din brugerkonto har flere afdelinger, er det også muligt at filtrere
   brugerne baseret på afdelingstilknytning.
4. Nulstilling af filtre: Øverst er det muligt at nulstille alle filtre. For hver filtertype kan
   der også nulstilles.

Generelt om filtrene: Grå markering betyder, at ingen brugere er tilknyttet fx brugergruppe eller afdeling. Filtreringslogikken sikrer, at ved valg af alle kategorier i en sektion fremfinder alle brugere (dvs. samme som ikke at vælge nogen filtre), derfor er kategorierne ”—INGEN—” oprettet.

Opret en bruger

For at oprette en ny bruger tryk på knappen “Ny bruger…” i øverste højre side af skærmen:

Og du får følgende vist:

Når du opretter en ny bruger, skal du som minimum udfylde følgende:

• Brugernavn:
  - Ved tildeling af brugernavn, bør man vælge et brugernavn, som brugeren allerede benytter – i for eksempel et IT-system – eller alternativt et brugernavn sammensat på baggrund af brugerens initialer.
  - Der skelnes ikke mellem store og små bogstaver, dvs. at du for eksempel ikke både kan oprette en bruger “Hans” og en bruger “hANS” (under samme kunde).
• Kodeord:
  - Hvis du vælger at udfylde brugerens mobiltelefonnummer, bliver følgende muligt:
  • Brugeren modtager loginoplysninger på SMS efter oprettelse med brugernavn, kundenummer og kodeord.
  • Udover at kunne sætte et kodeord manuelt kan der sættes kryds i ”Generer tilfældig kodeord”, så koden kun er kendt for oprettet bruger.
  • Med et tilknyttet mobiletelefonnummer kan brugeren også ændre eget kodeord, samt nulstille hvis kodeordet glemmes.
  - Ved oprettelse af ny bruger kan du vælge at tildele brugeren et kodeord.
  Medmindre andet er aftalt med Bekey, kan brugeren via applikationen til enhver tid selv ændre dette til et personligt kodeord.
• Rolle:
  - ”Almindelig bruger” er udfyldt på forhånd og giver brugeren adgang til Bekey-appen, som kan åbne/låse dørenheder.
  - ”Administrator” giver brugeren adgang til Netkey, og kan dermed administrere brugere, adgange og bestille monteringsopgaver.
  - ”Låsesmed” giver brugeren adgang til MontørAppen, og kan dermed installere Bekeys hardwareenheder via tildelte montøropgaver.

Følgende felter bør du desuden udfylde for at lette administrationen af brugerne:

• Fornavn og Efternavn:
  - Ved at indtaste disse er det nemmere for dig at redigere brugeren senere ved at søge efter navnet i stedet for at skulle finde brugernavnet frem.
• Mobiltelefonnummer:
  - Brugeren kan få tilsendt en SMS med logind-oplysninger og information om download af appen.
  - Brugeren kan nemt nulstille et glemt kodeord selv ved at få tilsendt en SMS.
  - Mobiltelefonnummer er påkrævet, hvis totrinsbekræftelse aktiveres (tilkøb).
• E-mail:
  - Administratorer har mulighed for at nulstille et glemt kodeord ved at få tilsendt en e-mail.
  Brugeren oprettes ved at klikke på “Opret bruger”:
  

Opret midlertidig bruger

Når du opretter en bruger, der fx er vikar, eller af andre årsager har en kendt og defineret  udløbsdato”, så kan du benytte funktionen ”Midlertidig bruger – blokér automatisk efter…”:

Når knappen aktiveres, får du mulighed for at vælge dato og tidspunkt for blokeringen (eksempel):

Dette øger sikkerheden og reducerer den efterfølgende administration.

Tilføj brugergruppe og/eller nøglebundt i oprettelsesprocessen

En del af oprettelsesprocessen inkluderer også at tilføje brugeren til de grupper eller nøglebundter som jeres organisation har valgt at adgange til adresser baseres på.
Efter du har trykket ”Opret bruger” vil der være op til 2 valgfrie trin.

Tilføj til brugergruppe

Hvis der forud for brugeroprettelsen er oprettet brugergrupper, vil det være muligt at tilføje brugeren til en eller flere af disse.

1. Vælg brugergruppe.
2. Fjern valgt brugergruppe.
3. Søg efter tilgængelige brugergrupper.
4. Tilføj valgte brugergrupper.
5. Hvis trinnet ikke er relevant i brugeroprettelsen, foretages trin A-D ikke, og der vælges ”Spring over”.

Hvis trinnet springes over, påvirkes brugeroprettelsen ikke. Der er mulighed for at tilføje en bruger til en brugergruppe efterfølgende både via ”Brugergrupper” eller ”Brugerdetaljer”.

Tilføj nøglebundter

Hvis der er oprettet nøglebundter vil det være muligt at tilføje brugeren til en eller flere af disse:

1. Tilføj til nøglebundt ved at trykke på navnet – det valgte er fremhævet med blå baggrund og ”+” indikerer at du tilføjer ved at trykke på det fremhævede.
2. Søg evt. efter nøglebundtsnavn.
3. Tildel valgte nøglebundter.
4. Hvis du ikke ønsker at tilknytte brugeren til nøglebundt i forbindelse med oprettelse, kan trinnet springes over.

Hvis trinnet springes over, påvirkes brugeroprettelsen ikke. Der er mulighed for at tilføje en bruger til et nøglebundt efterfølgende både via ”Nøglebundter” eller ”Brugerdetaljer”.

Brugerdetaljer

For at redigere en bruger, find brugeren i listen og tryk på “Blyanten”:

Og du får følgende vist:

1. Øverst kan du altid se hvilken bruger du ser/redigerer.
2. Brugerdetalje-menuen viser de forskellige områder du kan se og/eller redigere om brugeren.

Herunder bliver hvert brugerdetaljeområde gennemgået.

Generelt

I Brugerdetaljer -> Generelt har du mulighed for at se grundlæggende data om brugeren.
Som navn, telefonnummer, oprettelsestidspunkt. De grå felter er data som ikke kan redigeres.

Du har også mulighed for at indstille automatisk blokering af brugeren, hvis man for eksempel bliver bekendt med dato for ansættelsesophør, så kan dette indstilles så brugeren automatisk blokeres fra systemet.

Vedligeholdelse

I Brugerdetaljer -> Vedligeholdelse kan du udføre handlinger som:

1. Send link via SMS til MontørAppen (hvis brugeren har rollen ’Låsesmed’).
2. Ændre kodeord.
3. Blokér bruger.
4. Slet brugerkonto.

Send link til MontørApp

Hvis brugeren har tilknyttet et telefonnummer og har rollen ”Låsesmed” vil knappen ”Send link til MontørApp” være synlig i dette område af Brugerdetaljer.

Ændre kodeord

1. Som administrator kan du vælge et kodeord for brugeren, og kommunikere kodeordet via en sikker kanal.
2. Det er også muligt at vælge ”Generer tilfældig kodeord” (2), hvilket kræver at brugeren har et telefonnummer tilknyttet. Kodeordet sendes via SMS.

Når den ønskede metode er valgt så tryk på ”Ændre kodeord”:

Blokér bruger

Hvis du ønsker at blokere brugerens adgang til Bekey, så klik på ”Blokér bruger”, hvorefter du skal bekræfte valget:

Slet brugerkonto

Hvis brugeren skal slettes fra systemet, så vælg ”Slet brugerkonto”.


Forskellen på en ”blokering” og ”sletning”:

• Blokering fjerner brugerens adgang til at kunne logge på systemet, dvs. Bruger-app,
  Netkey, MontørApp.
• Slettes brugeren bliver brugeren helt fjernet fra Netkey. Du kan ikke længere
  fremsøge brugeren, se historik om brugeren, eller redigere brugeren, etc. – og
  dermed kan brugeren ikke længere anvendes til at logge på systemet.

Når en bruger slettes, så kan brugeren ikke længere fremsøges, men åbninger/låsninger på en adresse er fortsat logført og fjernes ikke fra adresselogs. Det vil dog fremgå at det er udført af en slettet bruger.

Akutnøgler

I Brugerdetaljer -> Akutnøgler vises en oversigt over hvilke enkeltadresser brugeren har adgang til:

1. Liste med adresser samt gyldighedsdata for nøglen.
2. Genvejsknap til at fjerne nøglen fra brugeren – kun hvis adgangen er givet direkte til brugeren.
3. Søg efter adresse/nøgle.
4. Ikon viser hvis brugeren har nøgle til adresse baseret på brugergruppe-tilknytning.
   Mulighed for at fjerne adgang til adressen via genvejsknappen er ikke tilgængelig, skal foretages via brugergruppen.

Nøglebundter

I Brugerdetaljer -> Nøglebundter vises en oversigt over hvilke nøglebundter brugeren har adgang til, både gennem direkte tilknytning til et nøglebundt, eller via tilknyttet brugergruppes nøglebundt.

1. Søg efter nøglebundt på navn.
2. Listen viser nøglebundternes stamdata, dvs. gyldighedsperiode og antal adresser.
3. Genvejsknappen til handling gør det muligt at fjerne brugerens tilknytning til nøglebundtet, hvis brugeren er direkte tilknyttet til nøglebundtet.
4. Hvis nøglebundtstilknytningen sker gennem en brugergruppe vises det med dette ikon:
   
5. Klik på knappen ”Tilføj nøglebundter…” og der vises en dialogboks med de tilgængelige nøglebundter der kan tilføjes:
   

Brugergrupper

I Brugerdetaljer -> Brugergrupper vises en oversigt over hvilke brugergrupper brugeren er tilknyttet:

1. Liste med brugergrupper som brugeren allerede er tilknyttet.
2. Mulighed for at fjerne brugeren fra gruppen.
3. Søg efter tilgængelige grupper brugeren ikke er tilknyttet
4. Tilføj bruger til brugergruppe.

Sessioner

I Brugerdetaljer -> Sessioner er det muligt at se hvilke aktive sessioner brugeren har.

Denne sektion er ikke en del af den almindelige ”hverdagsadministration” – anvendelse af funktionalitet benyttes af Bekeys Driftspersonale, og er tilgængelig for IT-fagpersonale hos Kunden i situationer hvor det kan være interessant og relevant:

1. Sessionslisten viser information om selve sessionen, fx hvornår login blev foretaget, fra hvilken klient (applikation, dvs. Netkey, Bekey-app eller MontørApp), IP-adresse og hvornår der sidst var kontakt til serveren i forbindelse med den pågældende session.
2. Genvejsknappen viser 2 muligheder:
   1. ”Opdater nøgler”. Kun nødvendig at anvende i særlige situationer, ændringer opdateres når brugerens enhed kontakter serveren.
   2. ”Anmod om at logge ud”. Hvis der fx er mistanke om misbrug af en bestemt adgangsgivende enhed, så er det muligt at logge brugeren ud fra en bestemt session – næste gang der er kontakt til serveren.
3. Hvis brugeren skal logges ud af alle sessioner, så benyt knappen ”Log ud af alle sessioner”.

Roller

I Brugerdetaljer -> Roller er det muligt at se og ændre brugerens roller. De 3 standardroller som kan vælges ved brugeroprettelse er de mest anvendte, men det er muligt at justere brugerens roller så det indsnævres eller udvides hvilke rettigheder de har i systemet.

I Netkey er der angivet en hjælpetekst ved hver rolle og herunder er lidt supplerende
information.

ADDRESS_MANAGER

Har adgang til at tilføje/fjerne adresser til/fra afdelinger.

ADMIN

En administrator som kan logge ind i Netkey for at oprette og vedligeholde brugere og deres adgange (nøgler).

ADMIN_RO (Read Only)

Som ADMIN, men uden lov til at redigere data. Personen kan logge ind i administrationssystemet for at tjekke brugernes adgangsrettigheder, men hverken oprette, ændre eller slette brugere eller adgange (nøgler).

CUSTOMER_LOG

Brugeren kan se, filtrere og eksportere logs over brugeradfærd (hvilke låseenheder har en given bruger åbnet/låst og på hvilke tidspunkter) og/eller adressebrug (hvilke brugere har åbnet/låst en given låseenhed og på hvilke tidspunkter).

LOCKSMITH

Brugere med denne rolle kan logge ind i Bekeys montørapplikation og installere, vedligeholde eller nedtage de låseenheder, som er tildelt af en bruger med rollen ORDER_ADMIN.

LOCKSMITH_ADMIN

Som LOCKSMITH_ADMIN har montøren nogle udvidede muligheder i MontørAppen, samt i kombination med rollen ADMIN mulighed for at oprette og håndtere montørjobs via Netkey.

MOBILE

Denne rolle vises som standardvalget til nye brugere, når de oprettes gennem Netkey. Dette er ”almindelige slutbrugere” som kan logge ind i Bekeys mobilapplikationer for at åbne/låse de låseenheder de har fået tildelt nøgler til (under hensyntagen til evt. tidsbegrænsninger).

ORDER_ADMIN & ORDER_MANAGER

ORDER_ADMIN er en rolle for administrative brugere, som skal kunne logge ind i administrationssystemet og bestille montøropgaver. Nogle indstillinger skal konfigureres på kundeniveau for at denne funktion virker (f.eks. hvilke låsesmedsvirksomheder der kan vælges imellem).

Opgaver bestilt af brugere med kun ORDER_ADMIN rollen skal godkendes af en bruger med ORDER_MANAGER rollen, før de bliver tilgængelige for låsesmedsbrugere gennem Bekeys montørapplikation. Hvis brugeren har begge roller kræves der ikke godkendelse, og montøropgaverne bliver med det samme synlige for den valgte låsesmed.

Ændring af roller

Når du aktiverer eller deaktiverer en rolle for brugeren, bliver handlingen forsøgt udført øjeblikkeligt og du får statusbesked i øverste højre hjørne af skærmen om det kunne gennemføres for brugeren:


Hvis rolleændringen ikke kunne gennemføres, vil følgende besked blive vist:

Meddelelser/notifikationsindstillinger

I Brugerdetaljer -> Meddelelser kan du både se og redigere i hvilke situationer brugeren modtager emails fra systemet om diverse hændelser.

1. Øverst ses for hvilken kunde der indstilles beskeder om.
2. Kolonnen ”Beskeder” viser hvilken hændelse man kan aktivere beskeder for.
3. De øvrige kolonner viser for hvilken montørjob-type man ønsker meddelelser.
4. Når knappen er vist som (D) er meddelelser for hændelsen deaktiveret. Aktiverede meddelelser vises som følger:
   
5. Nederst er det muligt at slå alle meddelelsestyper til eller fra.

Avanceret

I Brugerdetaljer -> Avanceret er der mulighed for at lave specifikke indstillinger for brugeren omkring sikkerhed, kommunikation til enhederne og sprog.

Sikkerheds- og enhedsindstillinger vil der kun i særlige tilfælde være behov for at ændre på, når det kommer til enkelte brugere, og det vil primært ske i samarbejde med Bekey Support.